Шкафы для хранения документов — незаменимый элемент оборудования во всех компаниях и учреждениях, где хранятся бумажные документы. На какие критерии следует обратить внимание при выборе картотечного шкафа?
Каковы функции картотечного шкафа?
Шкафы для хранения документов — это специализированная, обычно металлическая мебель для компании или учреждения, в которой хранятся и архивируются документы. Их прочная конструкция обеспечивает надлежащую защиту данных, что чрезвычайно важно как для ведения учета сотрудников, так и для сбора информации о клиентах или заявителях. Такой шкаф во многом отличается от обычного книжного шкафа с ящиками — не только материалом изготовления. Этот тип мебели предназначен для того, чтобы максимально упростить интуитивную подачу документов. Используемые решения позволяют быстро найти нужный файл или отдельный файл и минимизировать вероятность потери важного документа среди бумаг компании.
Что должно отличать хорошие картотечные шкафы?
Современные картотечные шкафы предлагают ряд удобств для архивариуса компании или для сотрудников, которые ежедневно пользуются их содержимым. К наиболее интересным характеристикам картотечного шкафа относятся:
большой выбор размеров отделений для документов — покупая шкаф, мы можем решить, какие документы будут храниться в нем в первую очередь, и выбрать тот, который соответствует этим потребностям. Наиболее распространенным вариантом являются картотечные шкафы формата A4, но есть также модели, подходящие для хранения листов и папок других размеров, например, A5, A6 или B5.
надежный центральный замок — шкафы запираются на ключ, что значительно повышает безопасность данных. Это особенно актуально для помещений, через которые ежедневно проходит множество людей, и не все из них имеют права доступа к файлам компании.
телескопические направляющие на шарикоподшипниках — многие модели картотечных шкафов оснащены этой функцией. Он позволяет полностью выдвинуть выбранный ящик — очень удобно, особенно когда нужно достать файлы в конце ящика.
Как выбрать шкаф для хранения документов?
Помимо описанных выше свойств, конечно же, стоит учитывать размер шкафа-купе. Мебель должна вписываться в свободное пространство комнаты. Благодаря большому выбору шкафов-купе это не является сложной задачей. Например, вы можете выбрать более низкий шкаф, состоящий из нескольких рядов ящиков, или выбрать более высокий предмет мебели с более узким дизайном, подходящий для комнат с действительно ограниченным пространством.
Стоит также обратить внимание на дополнительные средства защиты, которыми может быть оснащен шкаф для хранения документов. Особенно полезен механизм, предотвращающий падение шкафа. Она позволяет выдвигать только один ящик, что особенно важно при работе с очень тяжелыми папками и высокими шкафами.